■ ビジネスメールの実践とマナー  
−2005年8月1日更新−
 

このコラムは、ブログ「メディアの万華鏡」に掲載した<ビジネスメール>に関連したものをピックアップしたものです。

コラム「メディアの万華鏡」のうち、ビジネスメールに関するコラムは、 こちらの 【目次】 に集約してあります。

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ブログ 2005.04.04 掲載

「異動や退職の<挨拶メール>のサンプルです」

3月28日付のこのブログに、「異動や退職の<挨拶メール>には、副次的効果も期待」と題して書いたところ、「副次的効果も分かるが、むしろ、何を書けばいいのか意見を聞かせて欲しい」とのお声をいただいた。

3月末に退職、転職した人や、4月1日付で異動した人のなかには、「異動や退職の<挨拶メール>」を書かなくては・・・・と思っている方も多いだろう。
このブログが、ご参考になれば、幸です。

企業によっては、通知・連絡方法などを、<社内電子メール運用規定>などでルール化しているケースもあるので、その場合には、それに従うのが原則。

挨拶のメールには、次のような内容を盛り込むと良いだろう。
異動や退職の日、在籍中の謝意、後任の名前と連絡方法、楽しい思い出、トピックス、退職の場合にはその後の進路、連絡先(自宅住所、個人のメールアドレス、電話)・・・・など。

異動や退職の<挨拶メール>で大切なことは、内容よりも、<速やかに>送ることがマナーだ。
特に<引き継ぎ>など、事務処理に影響する場合には、他の職場への異動、転勤、着任、また退職、入社などを公表してかまわない段階になれば、早目に送った方が良い。
上得意先から電話をもらって、「彼は、先月末に退職しました」では、会社も本人も、先方に良い印象を与えないし、迷惑を掛けてしまう。

挨拶メールは、ある面では、今後も互いに密接な人間関係を維持してゆくためにも重要な意味がある。
3月28日付のブログをご参照願えると嬉しい。

退職や転職の場合は、内容を<社内宛>と<社外宛>に分けた方がいい。
退職すると、仕事を通じて親しくなった人との親交が途切れてしまうことが多い。しかし後日、ビジネスでどんな世話になるかもしれない。
昨今、如何に幅広い人脈を持っているかが、その人の能力を問われ、貴重な財産になる時代だ。「発つ鳥、跡を濁さず」で、出来る限り在職中に、遅くとも退職後、1か月以内には挨拶メールを送っておきたい。

定年退職する場合に、在籍中の思い出を書き留めるのは構わない。ただ、担当したことを“手柄話”のように書き連ねると、なかには良い印象を持たない人もいるかも知れない。抑えめにした方が無難というもの。

また、「挨拶状をメールで送るとは、何を考えているのか。礼儀知らずだ」という考え方の人もいる。
相手に配慮してメールを送らないと、逆効果になるかも知れない。注意が肝要だろう。

私が発信した、また頂いた経験から、こんな内容でどうだろう・・・・というサンプルを挙げておく。
むろん、それぞれの状況に合わせて、挨拶文の内容や表現方法を工夫していただきたい。

1) <異動>社外宛の形式的な例
2) <異動>社内宛の事務的連絡の例
3) <退職>社外宛の形式的な例
4) <退職>社外の比較的親しい関係者宛の例
5) <退職>同僚など比較的親しい関係者宛の例

言うまでなく、挨拶メールを受け取ったら、社内、社外、異動、退職の別に関わりなく、「お世話になりました。今後ともよろしくお願いします」程度の返信メールを送っておいた方が良い。
退職や転職のメールを受け取ったら、「ご丁寧に、ご連絡をありがとうございます。ご活躍をお祈りしております。がんばって下さい・・・・」程度の激励をするのもいい。

ご参考になりそうであれば、ぜひ、<本文(続き)>を御覧ください。

異動や退職の<挨拶メール>の例    

1) <異動>社外宛の形式的な例
2) <異動>社内宛の事務的連絡の例
3) <退職>社外宛の形式的な例
4) <退職>社外の比較的親しい関係者宛の例
5) <退職>同僚など比較的親しい関係者宛の例

1) <異動>社外宛の形式的な例    
――――――
To:関係者
Cc:後任担当者
Bcc:上司、同僚
標題:異動に伴う業務引継ぎのご連絡(○○月○日付)
・・・・・・・・・・・
○○株式会社 ○○様 
○○の○○です。
日ごろは、弊社に対しご愛顧を賜り、御礼申し上げます。

さて私、○月○日付で社内異動することになり、次のとおり、業務を後任担当者に引き継ぐこととなりましたので
お伝え致します。
  後任担当者:○○事業部 ○○部 課長○○
        メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
        電話:xx-xxxx-xxxx (従来どおり)
 
後任担当者の○○は、従来も私とともに○○の業務に従事しておりましたので、業務の概要、経緯に関しましては十分に把握しております。
従来と同様、○○をよろしくお願い申し上げます。
○○に関する業務の全てのメールは、本日以降、後任担当者宛にお送り下さい。
 
また私は、○○月○○日付けで、以下に異動いたします。
   新所属:○○事業部 ○○部 ○○課長
   メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp(従来どおり)
   新電話番号:xx-xxxx-yyyy

短期間ではございましたが、これまでのご協力、ご指導に対しまして、深く感謝を致しております。
今後、別の機会にお世話になることもあるかと思いますが、その節は、よろしくお願い申し上げます。
ありがとうございました。
――――――

2) <異動>社内宛の事務的連絡の例   
――――――
To:関係者
Cc:後任担当者
Bcc:上司、同僚
標題:異動に伴う業務引継ぎのご連絡(○○月○日付)
・・・・・・・・・・・
○○の○○です。
お世話になっております。
  
さて私、○○月○日付で社内異動することになり、次のとおり、業務を後任担当者に引き継ぐこととなりましたので、お伝え致します。
   後任担当者:○○事業部 ○○部 課長○○
   メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
   オフィス:本社3階(従来どおり)
   電話:xx-xxxx-xxxx (従来どおり)
 
なお、○○に関する業務の全てのメールは、本日以降、後任担当者宛にお送り下さい。
 
また私は、○○月○○日付けで、以下に異動いたします。
   新所属:○○事業部 ○○部 ○○課長
   メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp(従来どおり)
   新オフィス:本社4階
   新電話番号:xx-xxxx-yyyy

短期間ではありましたが、大変お世話になりました。
これまで、ご協力、ご指導いただき、ありがとうございました。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
――――――

3) <退職>社外宛の形式的な例
――――――
Bcc:関係者、上司、同僚、後任担当者
標題:退職のご連絡
・・・・・・・・・・・
(Bcc:にて送信いたしました)
お取引先各位
○○株式会社○○部の○○でございます。

いつも、弊社に対しご愛顧をいただき、厚く御礼申し上げます。
さて私、一身上の都合により、○月○日付をもちまして退職することになりました。
これまで、皆様のご指導により、業務を進めることが出来ました。厚く御礼を申し上げます。
直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、本メールにて失礼をいたします。
末筆ではございますが、皆様のご健康、ご活躍を、心からお祈り致しております。

なお、私の業務は、後任の○○に引き継いでおりますので、よろしくお願い申し上げます。
  後任:○○事業部 ○○部 課長○○
     メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
     電話:xx-xxxx-xxxx
大変お世話になり、ありがとうございました。
――――――

4) <退職>社外の比較的親しい関係者宛の例   
――――――
To:関係者
Cc:後任担当者
Bcc:上司、同僚
標題:退職のお知らせと業務の引き継ぎ(○○月○日付)
・・・・・・・・・・・
○○株式会社 ○○様 
  ○○の○○です。
その後、お元気ですか。
日ごろは、お世話になっております。

さて突然ですが、私は、○月○日付で、○○を退職することになりました。
(思い出)
(今後はどうする)
○年に入社して以来、○○年間、○○などの仕事をしてきました。
特に、都合7年間の海外赴任は、今となっては楽しい思い出となりました。
これからしばらくは、休養と充電をしたのち、新境地に挑戦したいと考えております。
これまで、大変お世話になりましたことを心から感謝をいたしております。
皆様も、ぜひ、お元気でご活躍されることをお祈りしております。
ありがとうございました。

なお後任は、○○事業部 ○○部 課長○○
    メールアドレス:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
    電話:xx-xxxx-xxxx (従来どおり)

また私の今後の連絡先(自宅)は、次のとおりです。
   住所:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
   Mail:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp

――――――

5) <退職>同僚など比較的親しい関係者宛の例    
――――――
Bcc:関係者、後任担当者
標題:退職のお知らせと業務の引き継ぎのご連絡(○○月○日付)
・・・・・・・・・・・
(Bcc:にて送信いたしました)

○○の○○です。
お世話になっております。
お仕事中メールにて失礼いたします。

私は3月末日で退職することになりました。
長い間、お世話になり、ほんとうにありがとうございました。
(思い出)
(今後はどうする)
心からお礼を申し上げます。
お伺いしてご挨拶したいのですが、身辺の整理整頓に時間を取られ、その余裕が無くなってしまいました。お許し下さい。
大変失礼ですが、このメールをもちまして、退職のご挨拶とさせて頂きます。

なお後任は、○○事業部 ○○部 ○○課長です。
      Mail:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
     電話:xx-xxxx-xxxx (従来どおり)

また私の今後の連絡先(自宅)は、次のとおりです。
    住所:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    Mail:xxxxxx@xxxx.xxxxxx.co.jp
 
皆様のご健康と、益々のご発展をお祈りしております。 
ありがとうございました。
――――――
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ブログ2005.07.29掲載

<リマインダー・メール>を貰うとホッとする

昔の仕事仲間が、久しぶりに集まることになった。
幹事が当日の2日前に、「明後日は、楽しくやりましょう」と、スケジュール確認のための<リマインダーメール>を全員に送って来た。

急用が入って出席出来なくなったのに幹事への連絡を忘れていたり、予定表に書き込むのを忘れたり、日にちと曜日を勘違いして別の日に入れたり、集合時刻などを勘違いしたり・・・・。うっかりミスはあるもの。

会場を予約した幹事さんも、人数が減ると参加者に迷惑が掛かるから、正確な参加者数を掴んでおきたい。

講演会などに参加を申し込んだり、出張のホテルをネット予約すると、2日ほど前に、「お待ちしております。キャンセルする場合はお知らせ下さい」という趣旨の<リマインダーメール>が送られてくることが増えてきた。申し込みや予約が通っていることが確認出来て、ホッとする。

私は、2週間以上前に先方を訪問するためのアポを入れた場合には、やはり2日ほど前に、「明後日、お伺いしますので、お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします」の確認メールを送ることにしている。その時には、日時の確認だけではなく、訪問の趣旨、聞きたい内容、提供して欲しい資料、当方からの同行者・・・・なども、伝えておく。
先日のアポでは、「クールビズスタイルでお伺いしますので、お許し下さい」と、1行を入れておいた。

「2日前に再確認」と言うのは、前日では外出などでメールチェック出来ないことがあるため。早すぎると、そのあとに飛び込みが入るかも知れない。

また、日時や住所、ケータイ番号などをメールに書き込む場合、半角数字よりも、全角数字を使った方がいい。その方が、予定表やメモに書き写したり、ケータイに番号登録するときに、画面が読みやすい。

先日の<飲み会>の<リマインダー・メール>には、出席予定者、会場のURL、会場へのアクセス、緊急連絡のための幹事のケータイ番号なども書かれていた。
「アイツ、きちんとしたヤツなんだなぁ」と、ポイントがググンと上がる。


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ブログ2005.03.28掲載

「異動や退職の<挨拶メール>には、副次的効果も期待」

この時期、異動、退職、転職の<挨拶メール>が増えてきた。時には、<定年退職>のメールも飛び込んで来る。
4月に入ると、新任、着任、転居の挨拶も来るのだろう。

私も経験があるが、あの郵便による<挨拶状>というものは、けっこう大変だ。
文章を考えることから始まり、街の印刷屋さんに依頼し、投函し終わるまで、慣れない作業が多い。
書き始めてみないと発送枚数など分からないし、それより何よりも、高くつく。

誰もがそうだと思うが、一番苦痛なのは、<宛名書き>だろう。
年賀状ソフトを使っていれば転用も出来るが、それを使っていないと大変だ。
年賀状など出さない取引先や社内の同僚にも出すとなると、年賀状ソフトだけには頼れない相手もある。

こんな時、電子メールによる<挨拶メール>は手っ取り早くていい。対外用と社内用など、宛先によって2〜3の定型文を作って、アドレスを書き込むだけ。

しかも、単に自分の「身辺に変化がありましたよ」と知らせる目的の外に、意外と副次的効果も大きい。

一番大きいのは、「オレは元気にしているゾ!」とお知らせして、記憶を呼び戻して貰えること。
また、改めてメールを送って聞くほどではないが、「さりげなく様子を伺ってみよう」と言う時には便利な口実になる。以前に、「少し考えておいて欲しい・・・・」とお願いしたまま疎遠になり、「その後どうかなぁ」と聞いてみるケース。

挨拶メールを送ったことによって、先方が「実は私も昨年末に異動しまして・・・・」「私は今年の9月にアメリカへ留学することにしました・・・・」などのメールが返ってきて、消息が確認できたりする。
戻ってきたメールがきっかけになって、交流が再開されたり、メールの「署名」欄を見て、停滞していた仕事や商談が復活したりする。
それに2〜3年振りに送ったメールが別のアドレスに転送されて、先方のアドレスが変更になっていることが分かって助かることもある。

<挨拶メール>のいいのは、相手も、気軽に返事が書けること。それに、5本、10本増やしたからと言って、コストが大きくなることもなし・・・・
少し<乱発>気味で送ると、思わぬ収穫があるものだ。

ただし、宛先をBcc:欄に書くことは厳守しよう。
それを間違えると、<マナー違反>では済ませない、大事件が起きてしまうかもしれない。
ご用心! ご用心!

⇒挨拶メールの各種サンプル(例文)は、このブログの4月4日付を参照して下さい。
  「異動や退職の<挨拶メール>のサンプルです」



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